サーバーやドメインの契約先を、社内で把握できていますか。自社契約かどうかだけでなく、担当変更や制作会社の変更があっても、管理と引き継ぎを続けられる状態が大切です。
この記事を見るべき方
- 制作会社に管理を任せていて、契約内容を把握していない方
- 担当変更やサイトのリニューアルを予定している方
大切なのは「自社契約」だけでなく、管理権限と引き継ぎ
サーバーやドメインを制作会社に任せること自体が問題なのではありません。困りやすいのは、契約先や更新日が分からず、担当者が変わったときに誰も操作できない状態です。
自社名義で契約していても、ログイン先や復旧用メールアドレスを退職者しか知らなければ、引き継ぎは難しくなります。反対に、管理を委託していても、契約内容、連絡先、更新責任、移管時の対応が明確なら、継続しやすい運用を組めます。
ドメイン・サーバー・メールを分けて確認する
ドメインはサイトやメールで使う名前、サーバーはサイトのファイルやデータを動かす場所です。メールは同じ事業者で契約している場合も、別のメールサービスを使っている場合もあります。
サイトを移すことと、ドメインの管理会社を変えること、メールの利用先を変えることは、別の作業です。まとめて変更する前に、どこまでが今回の対象かを整理してください。
まず残したい管理台帳
- ドメイン：登録・管理会社、登録名義、更新期限、自動更新と支払いの担当。
- DNS：設定を変更できる管理画面と、現在のWeb・メールの向き先。
- サーバー：契約先、契約名義、管理担当、バックアップと復旧の方法。
- メール：利用サービス、管理者、問い合わせ受信用アドレス。
- サイト：CMSの管理者、制作データ、テーマや素材の利用条件、外部連携の一覧。
共有台帳には管理先と担当を記録し、パスワードや認証コードはアクセスを制限した方法で管理します。二段階認証を使う場合は、担当変更時の復旧手段も確認します。
制作会社へ確認するときの聞き方
「全部の権限をください」だけでは、どこまで必要かが伝わらないことがあります。目的と確認したい対象を具体的にします。
担当変更に備えて、ドメイン・サーバー・メールの管理先と更新担当を整理したいです。契約名義、管理画面へのアクセス方法、契約終了時の引き継ぎ対象と費用を教えていただけますか。
この質問で、現在の管理状況と、今後必要な合意を分けられます。契約書や過去の見積書も、分かる範囲で手元に置いておきましょう。
引き継ぎでは、先に解約しない
移行先が決まっても、現在の契約をすぐに解約すると、サイトやメール、データへのアクセスが失われる可能性があります。まず移行対象の取得と復元方法を確認し、切り替え・動作確認・旧環境の終了という順番を決めます。
WordPressの場合は、ファイルだけでなくデータベースも移行対象です。バックアップがあることと、復元できることは別なので、復元先や確認担当まで決めておきます。WordPress公式のバックアップ解説も確認してください。
メールを使っているドメインのDNS変更では、Webサイト以外への影響も確認します。変更後にサイトが見えていても、メールまで正常とは限りません。WordPressのメール不達を確認する手順もあわせてご覧ください。
ドメイン移管の条件は、登録会社と種類によって確認する
管理会社を変える「移管」と、登録者を変える手続きは同じではありません。対象ドメインの種類や状態によって、確認事項が異なります。
ICANNの案内では、対象となるドメインの移管時に認証コードやロックの確認が必要な場合があることが説明されています。ただし、すべての種類のドメインに同じ手順を当てはめず、現在の登録会社と移管先の公式案内で条件を確認してください。ICANNの移管FAQ
手続きに必要な期間を確認する前に、公開日や解約日だけを決めないようにしましょう。
社内で判断しきれないときは、現状の整理から
契約先が複数に分かれていても、いきなり一つにまとめる必要はありません。「どこに何があるか」「誰が変更できるか」「誰が更新を確認するか」が見える状態を目指します。
スターウィーブのWeb担当代行サービスでは、Web担当がいない会社の相談相手として、契約・運用状況の整理や制作会社への確認事項づくりから支援します。サイトの移行や改修が必要な場合は、ホームページ制作や保守運用・運用代行につなげて検討します。
